Regulamin pracy zdalnej w firmie, co powinien zawierać

Zasady wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z przepisami od art. 67^18 Kodeksu pracy, ustala się w porozumieniu zawartym z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli u pracodawcy nie działają związki albo nie doszło do porozumienia, zasady określa regulamin ustalony przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Gdy nie ma ani porozumienia, ani regulaminu, szczegóły pracodawca określa w poleceniu albo w ustaleniach z pracownikiem składającym wniosek. Praktyka pokazuje, że spisany regulamin oszczędza czas i spory, nawet w małej firmie.

Przepisy wskazują zakres spraw, które trzeba uregulować. W regulaminie lub porozumieniu powinny się znaleźć:

• grupa lub grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie, oraz zasady składania wniosków,
• zasady pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz ewentualnego ryczałtu,
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem, w tym kanały kontaktu i godziny dostępności,
• sposób potwierdzania obecności i kontroli wykonywania pracy,
• zasady kontroli pracy w zakresie BHP i ochrony danych,
• zasady zapewniania narzędzi pracy oraz ich serwisu i konserwacji,
• szkolenia i pomoc techniczna dla pracowników.

Każdy z tych punktów warto opisać konkretnie: kto, co, w jakim terminie i na jakiej podstawie.

Pracodawca zapewnia materiały i narzędzia pracy lub wypłaca ekwiwalent, a także pokrywa koszty prądu i łącza. Regulamin powinien określać, czy rozliczenie następuje na podstawie dokumentów, czy w formie ryczałtu ustalonego na podstawie przewidywanych wydatków. Dobrze jest opisać, jak często ryczałt jest przeglądany i jak wygląda zgłaszanie awarii sprzętu. Zasady od strony pracownika omawiamy w artykule o pracy zdalnej i Kodeksie pracy.

Pracodawca odpowiada za bezpieczne warunki pracy także zdalnej. Regulamin powinien wskazywać, że pracownik przechodzi szkolenie, a miejsce pracy spełnia wymagania ergonomii, oraz jak odbywają się ewentualne kontrole i w jakim trybie są umawiane. Równie ważne są zasady ochrony danych: korzystanie z urządzeń służbowych, szyfrowanie, zakaz pracy w niezabezpieczonych sieciach, postępowanie przy utracie sprzętu. Opisuj je prostym językiem, aby pracownik mógł się do nich stosować bez konsultacji z działem IT.

W regulaminie warto odnieść się do pracy zdalnej okazjonalnej, czyli do 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek pracownika. Szczegółowo opisujemy ją we wpisie o okazjonalnej pracy zdalnej. Dobrze też opisać procedurę powrotu do pracy stacjonarnej na wniosek którejkolwiek ze stron oraz sytuacje, w których pracodawca może polecić pracę zdalną, na przykład w stanach nadzwyczajnych lub z powodu siły wyższej.

Jeżeli rekrutujesz osoby do pracy zdalnej, ogłoszenie powinno wskazywać, czy praca jest w pełni zdalna, czy hybrydowa, oraz zawierać widełki wynagrodzenia, ponieważ od 24 grudnia 2025 roku wymaga tego ustawa o jawności wynagrodzeń. Kandydaci chętnie czytają też krótką informację o zasadach pracy zdalnej, na przykład o zwrocie kosztów. Przygotuj ogłoszenie na stronie wzór ogłoszenia o pracę, zobacz ofertę dla firm na stronie dla pracodawców albo przejrzyj cennik. Kandydaci mogą sprawdzić Twoją ofertę w sprawdzarce, więc opisuj ją rzetelnie. Jeśli chcesz zrozumieć rynek po stronie kandydata, zajrzyj na oferty pracy zdalnej.

Mała firma nie zawsze musi mieć odrębny regulamin. Jeśli nie ma związków zawodowych, może określić zasady pracy zdalnej w regulaminie lub, gdy go nie wprowadzono, w poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem. Spisanie zasad w jednym dokumencie ogranicza ryzyko sporów o koszty, dostępność i bezpieczeństwo pracy.

Opublikuj ogłoszenie z widełkami, formą umowy i opisem zasad pracy zdalnej, aby kandydaci wiedzieli, czego się spodziewać.